Politica de confidențialitate

Syllevo este operat de Businice S.R.L., o societate cu răspundere limitată din România, cu codul de identificare fiscală (CUI) 47561697, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului J40/1905/2023, numărul de TVA RO47561697, cu sediul social la Str. Fetești nr. 52, tronson 3, parter, camera 2, ap. 3, sector 3, București, România. În această politică, "noi" înseamnă Businice S.R.L..

Pentru orice legat de datele cu caracter personal, scrieți la legal@syllevo.com. Pentru rapoarte de securitate, scrieți la security@syllevo.com. O persoană citește ambele căsuțe de email.

Nu am numit un responsabil cu protecția datelor. Activitatea noastră principală este prelucrarea documentelor contabile în numele clienților, la o scară care nu impune acest lucru conform articolului 37 din RGPD; reevaluăm anual această situație și vom numi aici o persoană dacă lucrurile se schimbă. Până atunci, căsuța legal@syllevo.com este locul unde ajung întrebările despre protecția datelor, iar răspunsurile vin de la persoanele care conduc serviciul.

Legislația privind protecția datelor separă partea care decide de ce și cum sunt prelucrate datele cu caracter personal (operatorul) de partea care le prelucrează conform instrucțiunilor acesteia (persoana împuternicită de operator). Syllevo este ambele, pentru date diferite, iar distincția contează.

Suntem operator pentru datele despre dumneavoastră ca client al nostru: contul dumneavoastră, persoanele pe care le invitați, facturarea, conversațiile cu asistența, jurnalul de audit al acțiunilor utilizatorilor dumneavoastră, jurnalele de securitate și vizitele pe syllevo.com. Suntem, de asemenea, operator pentru datele despre persoanele din programul nostru de recomandare, inclusiv detaliile lor de plată. Noi decidem de ce sunt prelucrate aceste date, iar această politică este notificarea noastră către dumneavoastră conform articolelor 13 și 14 din RGPD.

Suntem persoană împuternicită de operator pentru tot ce se află în profilurile dumneavoastră: documentele care sosesc, câmpurile citite din ele, înregistrările furnizorilor, facturile emise de o companie și cumpărătorii menționați pe ele, ce trimitem la SPV pentru o companie și răspunsurile ANAF, adresele către care ne cereți să trimitem facturi prin email, contactele clienților pe care le introduceți, mementourile trimise și răspunsurile capturate. Dumneavoastră (sau clientul dumneavoastră) decideți ce intră și de ce; noi le prelucrăm doar pentru a rula serviciul pentru dumneavoastră, conform secțiunii privind prelucrarea datelor din termenii noștri, și acționăm conform instrucțiunilor dumneavoastră. Solicitările persoanelor ale căror date apar în aceste documente vă revin dumneavoastră, iar noi vă ajutăm să răspundeți la ele.

Când o firmă de contabilitate își conectează clienții, firma este de regulă persoană împuternicită de operator pentru acei clienți, care sunt operatorii propriilor evidențe contabile. Syllevo acționează atunci ca sub-împuternicit al firmei. Firma confirmă în termenii noștri că deține mandatul de a aduce datele clienților săi în Syllevo, și, înainte de a trimite facturile unui client către SPV sau de a le trimite prin email cumpărătorilor, că acel client a autorizat-o să facă asta. Angajamentul firmei cu fiecare client este locul unde acel client află despre acest lucru.

Acordul nostru de prelucrare a datelor, încheiat conform articolului 28 din RGPD, este o secțiune a termenilor noștri, "Prelucrarea datelor cu caracter personal în numele dumneavoastră", iar fiecare organizație îl acceptă odată cu termenii; nu există nimic separat de semnat. Acoperă instrucțiunile dumneavoastră, confidențialitatea, măsurile noastre de securitate, sub-împuterniciții, ajutorul la solicitări și la încălcări ale securității datelor, auditurile și ce se întâmplă la finalul contractului. Acolo unde intră în conflict cu această politică în privința aspectelor legate de persoana împuternicită, prevalează termenii.

Dacă sunteți clientul unei firme de contabilitate care folosește Syllevo și aveți o întrebare despre datele dumneavoastră, întrebați mai întâi firma: aceasta le poate vedea, corecta, exporta sau șterge. Dacă nu vă poate ajuta, sau dacă credeți că vă prelucrăm datele în afara instrucțiunilor sale, scrieți la legal@syllevo.com și vom investiga direct.

Persoanele care primesc mementouri (angajații clienților dumneavoastră), persoanele care primesc o factură pe care ne-ați cerut să o trimitem prin email, persoanele ale căror nume apar pe facturi (furnizori, cumpărători, angajații lor, persoane fizice autorizate) și persoanele care trimit email către o adresă de ingestie nu sunt clienții noștri. Le prelucrăm datele ca persoană împuternicită de operator, conform instrucțiunilor dumneavoastră. Informarea lor, acolo unde legea o impune, este responsabilitatea dumneavoastră, ca operator sau ca firmă ce acționează pentru operator; această politică este publică, așa că le puteți trimite acest link.

Iată fiecare categorie, de unde provine și de ce o avem.

• Date de cont: numele dumneavoastră, adresa de email, organizația din care faceți parte, rolul dumneavoastră, profilurile pe care le puteți vedea, limba și fusul orar, un avatar dacă încărcați unul, și furnizorul de identitate folosit la autentificare. Provin de la dumneavoastră sau de la persoana care v-a invitat. Le folosim pentru a vă autentifica, a vă arăta datele potrivite și a trimite emailurile pe care serviciul trebuie să le trimită (invitații, rezumate, alerte). Temei juridic: executarea contractului cu organizația dumneavoastră; pentru jurnalizarea de securitate a autentificărilor, interesul nostru legitim de a menține serviciul în siguranță.
• Date de facturare: denumirea legală a organizației dumneavoastră, codul fiscal, adresa de facturare, numărul de TVA, pachetul ales, facturile, starea plăților și cererile de rambursare. Datele cardului și cele bancare sunt introduse pe paginile Stripe și stocate de Stripe; noi păstrăm doar o referință la ele. Folosim datele de facturare pentru a vă factura, a emite facturi, a calcula TVA-ul și a păstra evidențele impuse de legea fiscală. Temei juridic: contractul și obligația noastră legală de a păstra evidențe contabile.
• Documente: fișierele originale care sosesc prin sursele dumneavoastră (PDF, XML, imagini, atașamente de email), câmpurile pe care le citim din ele (furnizor, număr de factură, date, sume, TVA, monedă, cont bancar), gradul de încredere al fiecărei citiri și deciziile de verificare luate de utilizatorii dumneavoastră. Facturile conțin numele, adresele, codurile fiscale și, uneori, conturile bancare și semnăturile furnizorilor și ale persoanelor fizice. Le prelucrăm doar pentru a le colecta, arhiva, afișa și exporta pentru dumneavoastră. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator; noi suntem persoana împuternicită.
• Date de ingestie: pentru fiecare email care ajunge la o adresă de ingestie, expeditorul, destinatarul, subiectul, data, antetele mesajului, rezultatele de autentificare (SPF, DKIM, DMARC) și corpul mesajului. Păstrăm mesajul original împreună cu documentele pe care le-a livrat, ca să putem răspunde oricând la întrebarea "de unde vine acest document". Când un furnizor trimite prin email un link către factura sa în loc să o atașeze, iar noi recunoaștem furnizorul din spatele linkului (în prezent, facturile găzduite de Stripe), descărcăm factura de la acel link, dar doar atunci când emailul a trecut de verificarea DMARC. Emailurile care nu conțin nimic ce putem arhiva sunt păstrate într-o carantină pe care o puteți verifica, apoi șterse. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator.
• Date despre mementouri: contactele introduse pentru fiecare client (nume, email, rol, limbă), mementourile trimise acestora, rezultatele livrării, răspunsurile lor, inclusiv atașamentele, token-urile din spatele linkurilor de încărcare și încărcările făcute prin acele linkuri. Contactele de escaladare, dacă le setați, primesc o notă că documentele întârzie, niciodată lista documentelor. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator; dumneavoastră răspundeți de a avea un temei juridic pentru a contacta persoanele pe care le introduceți.
• Date e-Factura: autorizarea pe care ne-o acordați în SPV-ul ANAF (un token de acces și un token de reîmprospătare, criptate), codurile de identificare fiscală ale companiilor pe care le-ați înrolat, lista de mesaje pe care ANAF o returnează pentru fiecare dintre ele, facturile descărcate din SPV, și lista facturilor pe care fiecare companie le-a trimis prin SPV, împreună cu XML-ul fiecăreia, pe care le arhivăm ca facturi emise de acea companie. Verificăm de asemenea codurile fiscale în registrul public al ANAF pentru a vedea dacă o companie este înrolată în e-Factura și înregistrată în scopuri de TVA, precum și numerele de TVA din UE în serviciul VIES al Comisiei Europene, pentru a confirma existența unui furnizor străin. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator; verificările în registre servesc și interesului nostru legitim de a arhiva documentele la compania corectă.
• Facturi emise: facturile emise de o companie, ca XML și PDF, importate de ea sau găsite de noi în lista ei de facturi trimise din SPV, și ce citim din ele: numele cumpărătorului, codul de identificare fiscală și țara lui, și numărul, datele și sumele facturii. Când cumpărătorul este o persoană fizică, codul de identificare fiscală poate fi codul numeric personal (CNP). Le stocăm pentru a le afișa, exporta și, când cereți acest lucru, a le trimite. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator.
• Trimiterea către SPV: dacă trimiterea este activă pentru fiecare companie, și cine a activat-o sau dezactivat-o și când. Pentru fiecare factură pe care ni s-a cerut să o trimitem, înregistrăm cine a cerut asta, o amprentă a fișierului exact trimis, numărul de încărcare acordat de ANAF, răspunsul ANAF, și arhiva semnată returnată de ANAF. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator.
• Facturi trimise prin email cumpărătorilor: adresele de email către care ne cereți să trimitem o factură, cine a cerut asta, când a fost trimisă, și dacă livrarea a eșuat. Păstrăm adresele împreună cu factura, ca evidență a ceea ce a fost trimis, și nu le folosim niciodată în alt scop. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator.
• Date despre portalurile furnizorilor: cheile de acces sau autorizările emise de un portal de furnizor acceptat (portalurile sunt listate pe pagina de surse), criptate cu o cheie pe care o deținem, facturile preluate cu ele și un jurnal al fiecărei preluări. Le folosim doar pentru a prelua facturile propriului profil. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator.
• Copii Google Drive: dacă organizația dumneavoastră conectează Google Drive, scriem o copie a fiecărei facturi în folderul pe care l-ați ales din propriul cont Google, cu numele pe care l-ați stabilit. Vedem doar acel folder și fișierele pe care le punem acolo, niciodată restul Drive-ului dumneavoastră. Când alegeți folderul, se deschide în browser propriul selector de foldere al Google, care se încarcă de la Google. Copiile vă aparțin: Google le păstrează în baza acordului propriu pe care îl aveți cu Google, nu ca sub-împuternicit al nostru, și nu le ștergem niciodată. Atunci când mutați o factură la coșul de gunoi aici, alegeți ce se întâmplă cu copia ei, iar facturile pe care le eliminăm conform setărilor dumneavoastră de retenție rămân în Drive. Temei juridic: instrucțiunile dumneavoastră ca operator.
• Încărcări manuale: fișiere pe care un utilizator le trage în aplicație, împreună cu cine le-a încărcat și când. Același tratament ca orice alt document.
• Date tehnice: adresa IP, tipul de browser și dispozitiv, paginile și punctele API apelate, timpii de răspuns și rapoartele de erori. Le păstrăm în jurnalele serverului și în sistemul de urmărire a erorilor, pentru a menține serviciul funcțional și a investiga eventualele abuzuri. Fiecare linie din jurnal descrie în cuvinte ce s-a întâmplat, iar unele dintre aceste linii numesc codul de identificare fiscală al unei companii (pentru o persoană fizică autorizată, acesta poate fi un cod numeric personal), numele unui fișier atașat, sau o adresă IP. Nu conțin niciodată parole, token-uri, chei, sau conținutul unui document ori al unui email. Rapoartele de erori includ liniile din jurnal care au precedat eroarea, și sunt curățate de corpurile cererilor, cookie-uri și anteturile de autorizare înainte de a părăsi serverele noastre. Temei juridic: interesul nostru legitim în securitate și fiabilitate.
• Jurnalul de audit: cine a făcut ce, asupra cărui document, profil sau setare, și când, inclusiv adresa IP și identificatorul cererii pentru acțiunea respectivă. Există pentru ca un document contestat să poată fi urmărit. Adresa IP și identificatorul cererii sunt eliminate după douăsprezece luni, implicit; dacă organizația dumneavoastră are nevoie de ele pentru mai mult timp, scrieți-ne și vom seta o perioadă mai lungă. Temei juridic: interesul nostru legitim și al dumneavoastră privind responsabilizarea, precum și cerințele legale privind evidențele contabile.
• Asistență și corespondență: ce ne scrieți, prin email sau prin aplicație, și ce răspundem. Temei juridic: contractul și interesul nostru legitim de a păstra o evidență a celor convenite.
• Programul de recomandare: dacă vă alăturați, numele și adresa de email din autentificarea dumneavoastră, codul dumneavoastră de recomandare, versiunea termenilor pe care i-ați acceptat și când, și comisioanele pe care vi le-au adus recomandările dumneavoastră. Pentru a vă plăti, deținem de asemenea numele dumneavoastră legal, țara, adresa, codul de identificare fiscală și IBAN-ul, dacă sunteți plătit ca persoană fizică sau ca companie, și dacă sunteți înregistrat în scopuri de TVA. Criptăm codul de identificare fiscală și IBAN-ul cu o cheie pe care o deținem și le afișăm întotdeauna mascate. Banca noastră vede numele și IBAN-ul dumneavoastră atunci când vă plătim. Pentru aceste date suntem operator. Temei juridic: contractul nostru cu dumneavoastră pentru program, și obligația noastră legală de a păstra evidențe contabile și fiscale despre ce v-am plătit și orice impozit reținut.
• Vizite pe site: syllevo.com nu folosește niciun instrument de analiză și niciun tracker publicitar. Furnizorul nostru de hosting vede cererile pe care un browser le face pentru a afișa pagina, așa cum face orice server web, și păstrează jurnale de acces de scurtă durată, în scopuri de securitate. Dacă ați urmat un link de recomandare și ați acceptat cookie-ul, înregistrăm codul de recomandare, astfel încât persoana care v-a recomandat să poată fi creditată atunci când vă abonați. Temei juridic: interesul legitim pentru jurnalele serverului; consimțământul pentru cookie-ul de recomandare.

Fiecare prelucrare de mai sus se bazează pe unul dintre aceste temeiuri, conform articolului 6 din RGPD.

• Executarea contractului cu organizația dumneavoastră (articolul 6 alineatul (1) litera (b)): tot ce este necesar pentru a vă oferi serviciul la care v-ați abonat, de la autentificare până la trimiterea facturii.
• Instrucțiunile dumneavoastră ca operator, conform secțiunii privind prelucrarea datelor din termenii noștri (articolul 28): tot ce se află în profilurile dumneavoastră. Aici temeiul juridic vă aparține, iar noi prelucrăm pe baza lui.
• Obligațiile noastre legale (articolul 6 alineatul (1) litera (c)): păstrarea evidențelor de facturare și contabile conform legislației fiscale și contabile românești, răspunsul la solicitările legale ale autorităților și menținerea măsurilor de securitate impuse de legislația privind protecția datelor.
• Interesele noastre legitime (articolul 6 alineatul (1) litera (f)): menținerea serviciului sigur și fiabil, prevenirea abuzurilor, urmărirea acțiunilor în jurnalul de audit, îmbunătățirea produsului pe baza utilizării agregate și apărarea în fața pretențiilor legale. Am cântărit fiecare interes față de al dumneavoastră și nu ne bazăm pe acest temei acolo unde nu v-ați aștepta în mod rezonabil la prelucrare.
• Consimțământul dumneavoastră (articolul 6 alineatul (1) litera (a)): doar pentru cookie-ul de recomandare de pe syllevo.com. Îl puteți retrage oricând din linkul din subsol, iar refuzul lui nu schimbă nimic în modul de funcționare a site-ului.

Folosim puține cookie-uri, și niciunul pentru publicitate sau analiză. Conform Legii 506/2004 și regulilor ePrivacy, cookie-urile strict necesare nu necesită consimțământ; pentru cel care nu este strict necesar cerem acordul dumneavoastră.

• syllevo_cookie_consent pe syllevo.com reține dacă ați acceptat sau refuzat cookie-ul opțional, ca să nu vă întrebăm din nou. Conține un singur cuvânt, este valabil 180 de zile și este strict necesar pentru că, fără el, bara de alegere ar reapărea pe fiecare pagină.
• syllevo_ref pe syllevo.com și subdomeniile sale înregistrează codul de recomandare al unui link pe care l-ați urmat, astfel încât persoana care v-a recomandat să poată fi creditată dacă vă abonați. Este setat doar dacă îl acceptați în bara de cookie-uri, este valabil 60 de zile, iar primul cod cu care ați ajuns rămâne; un link ulterior nu îl suprascrie. Refuzul îl șterge. Vă puteți răzgândi din linkul "Alegeri privind cookie-urile" din subsol.
• Un cookie de limbă, pe ambele site-uri, reține dacă ați ales engleza sau româna. Este valabil pe durata sesiunii de navigare și este strict necesar pentru a vă arăta limba aleasă.
• Cookie-urile de sesiune de pe app.syllevo.com, setate de furnizorul nostru de autentificare, WorkOS, vă mențin autentificat. wos-session păstrează sesiunea dumneavoastră criptată. Browserul dumneavoastră îl păstrează până la 400 de zile, sau până vă deconectați, moment în care este șters. Păstrarea cookie-ului nu vă menține autentificat pentru totdeauna: WorkOS încheie sesiunea după propriul program, iar apoi vă autentificați din nou. wos-auth-verifier protejează etapa de autentificare și durează zece minute. Ambele sunt strict necesare.
• Aplicația mai păstrează câteva lucruri în stocarea locală a browserului dumneavoastră, în loc de cookie-uri: tema deschisă sau întunecată aleasă, organizația și clientul pe care le-ați avut deschise ultima dată (id-urile și numele lor), filtrele dumneavoastră, aranjarea coloanelor și a panourilor, și id-ul dumneavoastră de utilizator. Id-ul de utilizator există pentru ca, atunci când altcineva se autentifică pe același browser, aplicația să șteargă mai întâi ce aveați deschis. Cât timp vă autentificați în e-Factura sau la un furnizor, fila reține de asemenea, în stocarea de sesiune, să vă aducă înapoi la configurare după aceea. Aplicația citește toate acestea pentru a vă readuce unde ați rămas. Nimic din toate acestea nu este folosit pentru a vă urmări, iar deconectarea șterge părțile care arată ce aveați deschis.
• Nu există niciun script de analiză, niciun pixel publicitar, niciun widget de social media, nicio înregistrare a sesiunii și nicio amprentare digitală pe syllevo.com sau app.syllevo.com. Dacă vom adăuga vreodată un instrument de măsurare, va fi unul care funcționează fără cookie-uri, sau vă vom întreba mai întâi, iar această secțiune va spune asta înainte să fie activ.

Documentele, baza de date, copiile de siguranță și serverele care rulează serviciul se află în Uniunea Europeană. Fișierele sunt stocate în Cloudflare R2 cu setarea de jurisdicție UE, care păstrează obiectele pe infrastructură din UE. Serverele aplicației sunt operate de noi pe infrastructură închiriată de la OVH SAS, în centre de date din Franța și Germania. Interfețele web rulează pe Vercel, în regiunea Frankfurt.

Unii dintre furnizorii noștri sunt companii americane cu infrastructură în UE. Acolo unde un furnizor prelucrează date cu caracter personal în UE, dar compania mamă se află în Statele Unite, autoritățile americane ar putea, teoretic, să solicite acces. Reducem acest risc alegând regiuni din UE, criptând secretele și credențialele cu chei pe care le deținem noi, și trimițând furnizorilor doar ceea ce le este necesar. Tabelul sub-împuterniciților de mai jos arată, pentru fiecare, unde se află datele și care este mecanismul de transfer.

Acolo unde datele cu caracter personal părăsesc totuși UE, ne bazăm pe instrumentele de transfer din Capitolul V al RGPD: Cadrul UE-SUA pentru protecția datelor, pentru furnizorii certificați conform acestuia, și clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene (Decizia 2021/914), cu o evaluare a impactului transferului, pentru restul. Puteți solicita o copie a clauzelor la legal@syllevo.com. Nu transferăm documentele dumneavoastră în afara UE pentru extragerea datelor; modelele pe care le folosim rulează în multi-regiunea UE a Google Cloud.

Acestea sunt companiile pe care le folosim pentru a rula Syllevo și ce prelucrează fiecare. Anunțăm fiecare organizație prin email, cu cel puțin treizeci de zile înainte, atunci când adăugăm sau înlocuim un sub-împuternicit care va prelucra date din profilurile dumneavoastră; puteți obiecta conform termenilor noștri, iar dacă nu putem rezolva obiecția, puteți încheia contractul și exporta totul.

• WorkOS, Inc. (Statele Unite): autentificare. Vede numele dumneavoastră, adresa de email, metoda de autentificare, sesiunea și apartenența la organizație. Datele sunt prelucrate în Statele Unite, conform Cadrului UE-SUA pentru protecția datelor, cu clauzele contractuale standard ca rezervă. Nu vede documente.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) și Stripe, Inc. (Statele Unite): plăți, facturare și calculul TVA-ului. Vede detaliile de facturare, metoda de plată, facturile și starea rambursărilor. Stripe este operator independent pentru datele de plată de care are nevoie pentru propriile obligații legale, iar transferurile în cadrul grupului Stripe se bazează pe Cadrul pentru protecția datelor și pe clauzele contractuale standard. Nu vede documente.
• Cloudflare, Inc. (Statele Unite): stocarea fișierelor (R2, jurisdicție UE), DNS, terminarea TLS și rutarea de email care primește mesajele trimise către syllevo.com: mesajele către adresele de ingestie, precum și emailurile către propriile noastre adrese, cum ar fi legal@ și security@, pe care le redirecționează către căsuța noastră de email. Gestionează doar emailurile primite, niciodată pe cele pe care le trimitem noi. Vede documentele în repaus (criptate) și emailurile primite, în tranzit. Datele rămân în UE prin configurare; Cloudflare este certificat conform Cadrului pentru protecția datelor și oferă clauze contractuale standard pentru orice transfer incidental.
• Vercel, Inc. (Statele Unite): găzduirea pentru syllevo.com și interfața aplicației, regiunea Frankfurt. Vede jurnalele cererilor (adresă IP, cale, timp de răspuns) și afișează paginile; nu stochează documente. Transferurile se bazează pe Cadrul pentru protecția datelor și pe clauzele contractuale standard.
• Google Cloud EMEA Limited (Irlanda): modelele de învățare automată care citesc documentele ce nu pot fi citite din date structurate sau din stratul de text al PDF-ului. Rulează în multi-regiunea UE a Vertex AI. Primește conținutul documentului și returnează câmpurile citite. Conform termenilor Google Cloud, solicitările și răspunsurile nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor și nu sunt păstrate după procesarea cererii. Nu primește niciodată datele contului sau ale facturării dumneavoastră.
• Functional Software, Inc. (Sentry, Statele Unite): urmărirea erorilor, regiune de date UE. Primește rapoarte de erori de la aplicație și de la servere, cu contextul tehnic necesar pentru a le remedia. Acesta include liniile din jurnal care au precedat fiecare eroare, care pot numi un cod de identificare fiscală sau un nume de fișier. Rapoartele sunt curățate de corpurile cererilor, cookie-uri și anteturile de autorizare înainte de trimitere. Transferurile se bazează pe Cadrul pentru protecția datelor și pe clauzele contractuale standard.
• OVH SAS (Franța): ne închiriază serverele care rulează API-ul, task-urile de fundal, baza de date și cozile de procesare, în centre de date din Franța și Germania. Are custodie fizică și de rețea asupra discurilor criptate; nu are acces la aplicație.
• AC PM LLC (Postmark, Statele Unite): serviciul de livrare a emailurilor care trimite mementourile, rezumatele, invitațiile și alertele pe care le trimitem, precum și facturile pe care ne cereți să le trimitem cumpărătorilor prin email, cu factura atașată. Vede adresele destinatarilor și conținutul mesajelor, și păstrează propriile jurnale de livrare. Nu citește niciodată documente din depozitul nostru; transportă doar ce trimitem noi. Transferurile se bazează pe Cadrul UE-SUA pentru protecția datelor, cu clauzele contractuale standard ca rezervă.
• ANAF (autoritatea fiscală română) și serviciul VIES al Comisiei Europene sunt autorități publice cu care schimbăm date la instrucțiunea dumneavoastră sau pentru a verifica un cod fiscal. Asta include facturile pe care le trimitem către SPV pentru o companie, atunci când cereți acest lucru. Nu sunt sub-împuterniciții noștri; ele prelucrează ce primesc conform propriului mandat legal.

Nimic nu este păstrat pentru totdeauna, și nimic important nu este șters în tăcere. Cifrele de mai jos sunt valorile implicite; o organizație poate seta mai multe dintre ele mai lungi, niciodată mai scurte decât minimul legal.

• Documentele și datele lor, inclusiv facturile emise de o companie și evidențele trimiterii lor către SPV sau prin email cumpărătorilor: atât timp cât organizația dumneavoastră este client, plus perioada de export de după încheierea abonamentului. Ștergerea unui document îl mută la coșul de gunoi, unde rămâne recuperabil timp de 60 de zile, apoi este eliminat definitiv; un document care sosește din nou de la o sursă, cât timp copia sa se află în coșul de gunoi, este restaurat, nu duplicat. O factură emisă pe care ANAF a acceptat-o, sau care este pe drum către SPV, nu poate fi ștearsă, pentru că ANAF o deține și el.
• Emailuri în carantină (mesaje care au ajuns la o adresă de ingestie, dar nu conțineau nimic ce puteam arhiva, sau au eșuat la autentificare): 30 de zile, apoi șterse.
• Răspunsuri la mementouri pe care nu le-am putut atașa unui profil (de exemplu, un răspuns de la o adresă pe care nimeni nu a listat-o): 30 de zile, apoi șterse.
• Listele de mesaje e-Factura preluate de la ANAF, inclusiv răspunsurile ANAF la facturile pe care le-am trimis: păstrate împreună cu documentele organizației, pentru că înregistrează de unde provine fiecare document e-Factura și ce a spus ANAF despre el.
• Evidențe ale cererilor repetate: când API-ul primește o cerere de a importa o factură, de a o trimite sau de a o expedia prin email, păstrează timp de 30 de zile răspunsul dat. Astfel, o cerere repetată din greșeală primește același răspuns, în loc să se facă lucrul de două ori. Răspunsul poate include numele și codul de identificare fiscală ale unui cumpărător, sau adresele către care a fost trimisă o factură prin email. După 30 de zile este șters.
• Înregistrările din jurnalul de audit: atât timp cât organizația există. Adresa IP și identificatorul cererii din fiecare înregistrare sunt eliminate după 12 luni. Dacă organizația dumneavoastră are nevoie de ele pentru mai mult timp, până la 10 ani, scrieți-ne și le vom seta.
• Jurnalele serverului și de erori: serverele noastre păstrează o cantitate fixă de jurnale recente pentru fiecare serviciu și suprascriu cele mai vechi linii pe măsură ce sosesc altele noi, așa că durata de viață a unei linii depinde de cât de solicitat este serviciul. Rapoartele de erori sunt păstrate de furnizorul nostru de urmărire a erorilor pentru perioada de retenție a planului nostru, apoi șterse.
• Copiile de siguranță ale bazei de date: copii zilnice, săptămânale și lunare rulante, cea mai veche având 12 luni, păstrate criptate în stocare UE și restaurate periodic pentru a dovedi că funcționează. O organizație ștearsă dispare din copiile de siguranță pe măsură ce acestea expiră, adică în cel mult 12 luni de la ștergere.
• Evidențele de facturare și contabile despre organizația dumneavoastră: 5 ani de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, conform legislației contabile românești. Stripe își păstrează propriile evidențe atât timp cât impune legea care i se aplică.
• Detaliile programului de recomandare: cât timp sunteți în program. Când o organizație care a creat un link de recomandare este ștearsă, linkul este retras. Ștergem IBAN-ul de îndată ce nu mai este datorat niciun comision pe baza lui și păstrăm denumirea legală, țara și codul de identificare fiscală împreună cu evidențele de plată pentru perioada contabilă. Evidențele a ceea ce v-am plătit, inclusiv detaliile față de care am plătit și orice impozit reținut, se păstrează 5 ani de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, conform legislației contabile românești. Pentru a părăsi programul și a avea restul șters, scrieți la legal@syllevo.com.
• Cookie-uri: 180 de zile pentru alegerea de consimțământ, 60 de zile pentru codul de recomandare, durata sesiunii de navigare pentru cookie-ul de limbă, până la 400 de zile pentru cookie-ul de autentificare, dacă nu vă deconectați mai devreme, și zece minute pentru verificarea de autentificare. Stocarea locală rămâne în browserul dumneavoastră până o ștergeți; deconectarea șterge o parte din ea, așa cum se descrie mai sus.
• Când vă închideți organizația, când expiră perioada de export de după încheierea abonamentului, sau când o organizație care nu s-a abonat niciodată ajunge la douăsprezece luni de la crearea ei, ștergem documentele, datele extrase, contactele, mementourile, token-urile și credențialele, ștergere definitivă, conform unui calendar pe care îl trimitem în avans Owner-ului prin email. Asta include membrii care nu aparțin niciunei alte organizații și nu dețin niciun link de recomandare; un membru care aparține unei alte organizații, sau deține unul, își păstrează contul. Păstrăm evidențele de facturare impuse de lege și o evidență minimă a faptului că organizația a existat și a fost ștearsă: id-ul ei intern, datele, motivul și câte elemente de fiecare tip au fost șterse, fără nume și fără conținut. Copiile de siguranță urmează în cel mult 12 luni. Stripe își păstrează propriile evidențe de facturare, ca operator independent. Identitatea de autentificare de la furnizorul nostru de identitate, WorkOS, nu este ștearsă automat; scrieți la legal@syllevo.com ca să o ștergem.

Legislația contabilă românească (Legea 82/1991) impune companiilor să păstreze registrele contabile și documentele justificative începând din 2023 timp de 5 ani de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, iar documentele dinainte de 2023 timp de 10 ani. Această obligație revine companiei, sau firmei conform angajamentului său, nu nouă. Syllevo păstrează documentele atât timp cât sunteți client și pe durata perioadei de export de după; exportați ce trebuie să păstrați și tratați Syllevo ca locul unde sosesc documentele, nu ca arhiva dumneavoastră.

Syllevo citește automat câmpurile documentelor și le sortează în profiluri și perioade. Citirile cu încredere scăzută ajung la o persoană pentru verificare, înainte de a fi arhivate. Nu luăm nicio decizie despre vreo persoană care produce efecte juridice sau efecte semnificative similare, în sensul articolului 22 din RGPD: nimeni nu este punctat, refuzat sau taxat de un algoritm. Mementourile sunt trimise conform unui program pe care îl stabiliți, către contactele pe care le-ați ales, despre documentele care lipsesc; singura parte automată este calendarul.

Conform RGPD, ne puteți cere să vă spunem ce date cu caracter personal deținem despre dumneavoastră, să vă oferim o copie, să le corectăm, să le ștergem, să restricționăm sau să ne opunem prelucrării lor, și să vi le predăm într-un format portabil. Acolo unde ne bazăm pe consimțământ, îl puteți retrage oricând, fără a afecta ce s-a întâmplat anterior. Acolo unde ne bazăm pe interesul legitim, vă puteți opune, iar noi vom opri prelucrarea, cu excepția cazului în care putem demonstra un motiv întemeiat.

Scrieți la legal@syllevo.com. Spuneți-ne cine sunteți și ce doriți; vă putem cere să vă confirmați identitatea într-un mod care nu necesită mai multe date decât deținem deja. Răspundem în termen de o lună, prelungibilă cu încă două luni pentru cereri complexe, și vă anunțăm dacă avem nevoie de prelungire. Cererile sunt gratuite, cu excepția celor vădit nefondate sau repetitive.

Dacă datele dumneavoastră se află în profilul unui client (sunteți furnizor, cumpărător, angajatul unui client sau destinatar al unui memento), clientul este operatorul, iar cererea îi revine acestuia. Trimiteți-i-o lui; dacă nu știți cine este, scrieți-ne și o vom transmite noi, ajutându-l să răspundă. Titularii de cont pot rezolva singuri majoritatea acestor situații: pagina de profil vă editează datele, pagina de export vă predă tot, iar Owner-ul ne poate cere să închidem organizația. Dacă sunteți în programul de recomandare, pagina dumneavoastră de Recomandări vă arată și vă permite să schimbați detaliile de plată.

Puteți depune o plângere la o autoritate de supraveghere. A noastră este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), Bulevardul General Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro. Dacă locuiți în altă țară din UE, puteți depune plângere la propria autoritate. Am aprecia șansa de a rezolva mai întâi problema, dar nu sunteți obligat să ne-o oferiți.

Syllevo este un instrument de afaceri. Nu prelucrăm cu bună știință date despre nicio persoană sub 16 ani, ca utilizator, iar serviciul nu se adresează acestora. Dacă datele unui copil apar într-un document (de exemplu, o factură pentru o bursă), acestea sunt acolo pentru că afacerea unui client le-a introdus, iar clientul este operatorul.

Datele sunt criptate în tranzit și în repaus. Credențialele și token-urile sunt criptate cu o cheie separată, pe care o deținem noi, nu furnizorul de stocare. Accesul în cadrul echipei noastre este limitat la persoanele care operează serviciul, este jurnalizat și revizuit. Fiecare acțiune asupra unui document se regăsește în jurnalul de audit. Copiile de siguranță sunt criptate și testate. Furnizorii de extragere primesc doar conținutul documentului, în UE, cu antrenarea și păstrarea dezactivate. Lista completă a măsurilor, modul în care tratăm rapoartele de vulnerabilitate și procesul nostru de incidente se află pe pagina de securitate.

Citiți pagina de securitate

Dacă o încălcare a securității datelor cu caracter personal afectează date pe care le prelucrăm pentru dumneavoastră, anunțăm Owner-ul fiecărei organizații afectate fără întârzieri nejustificate și în cel mult 72 de ore de la momentul în care aflăm, cu ce știm, ce facem și ce ar trebui să faceți. Ca operator, dumneavoastră decideți dacă notificați autoritatea de supraveghere și persoanele afectate; vă oferim faptele necesare deciziei și vă ajutăm cu notificarea. Pentru datele pentru care suntem operator, notificăm noi înșine ANSPDCP în 72 de ore, acolo unde legea o impune.

Actualizăm această politică atunci când se schimbă serviciul, furnizorii noștri sau legea. Data intrării în vigoare de la început se schimbă cu fiecare versiune. Pentru modificările care contează pentru dumneavoastră, cum ar fi un nou sub-împuternicit, o nouă categorie de date sau un nou scop, îl anunțăm pe Owner prin email cu cel puțin treizeci de zile înainte ca modificarea să intre în vigoare. Versiunile anterioare sunt disponibile la cerere.

Întrebări și cereri privind protecția datelor: legal@syllevo.com. Rapoarte de securitate: security@syllevo.com. Telefon: +40 728 608 910. Prin poștă: Businice S.R.L., Str. Fetești nr. 52, tronson 3, parter, camera 2, ap. 3, sector 3, București, România. Răspundem în engleză sau română, în funcție de limba în care scrieți.